De ideale briefing voor je standenbouwer
Je hebt besloten deel te nemen aan een beurs. Een van de volgende stappen is het briefen van je standenbouwer.
Maar hoe pak je dat nu het beste aan?
Creating spaces to connect people
Om een beursstand te ontwerpen die perfect aansluit bij jouw noden en wensen, is het belangrijk de briefing zo goed mogelijk op te stellen. Een te gedetailleerde briefing maakt soms dat de ontwerper zijn creativiteit niet de vrije loop kan laten gaan, terwijl een briefing van weinig woorden misschien wel een heel mooi resultaat kan opleveren, maar dat niet of nauwelijks aansluit bij je huisstijl en/of verwachtingen. Je wilt tenslotte een stand die past bij je bedrijf en die nieuwe klanten aantrekt, met de juiste boodschap.
Hier lees je welke zaken belangrijk zijn in een briefing om een zo goed mogelijk ontwerp te creëren dat voldoet aan je verwachtingen en deze misschien wel overtreft.
Kennis over het bedrijf
- Wat zijn de activiteiten van jouw bedrijf?
- Waar staat jouw bedrijf voor en wat onderscheid je van anderen?
- Staan je concurrenten ook op de beurs? En wat doen ze beter?
- Wat is het verhaal en/of thema dat je wil brengen tijdens de beurs?
- Zal er een specifieke beurscampagne opgemaakt worden?
Stand locatie
- Hoe groot is je stand en wat zijn de afmetingen?
- Welke zijn de open en/of gesloten zijdes?
- Is het een eiland-, kop- doorloop of rijstand?
- Wat is de locatie in de hal? Grenst je stand aan het centrale gangpad of staat hij net in een hoek van de beurshal?
- Wat is de (vermoedelijke) bezoekersstroom?
Indeling van de stand
Het is belangrijk om op voorhand al eens stil te staan bij wat voor type stand je wil. Kies je, afhankelijk van je doelpubliek voor een productstand of voor hospitality? Wil je een open stand die uitnodigend is voor iedereen of eerder een gesloten stand voor een select publiek. Ga je voor open zitruimte of wil je net afgesloten vergaderruimtes?
Ook over praktische zaken kan je op voorhand als eens nadenken. Wil je wel of geen ingerichte bar? Heb je een voorkeur voor lage of net hoge tafeltjes om klanten te ontvangen? Heb je een (ingerichte) bergruimte, keuken of kookbalie nodig?
Is er een activatie, drink, optreden, … gepland op de stand waar we rekening mee moeten houden?
Dit is voor ons belangrijke informatie om zo een mooie, gebruiksvriendelijke en praktische indeling te creëren voor je beursstand.
Doelgroep bepalen
Niet alle bezoekers die jouw beursstand passeren zijn voor jou even relevant. Wie is er potentieel geïnteresseerd in jouw producten of diensten? Kennen ze jouw bedrijf, activiteiten of merk al?
Bepaal dus vooraf een duidelijke boodschap of verhaal dat die potentieel geïnteresseerden aanspreekt.
Bezoekers die passeren bepalen in een fractie van een seconde of ze halt houden of doorwandelen. Gebruik daarom keywords en/of krachtige beelden die de aandacht trekken en meteen duidelijk maken wat je bedrijf doet. Zorg er ook voor dat je stand overzichtelijk, opvalt en aantrekkelijk is.
Meetbare doelstellingen
Zonder doel kan je niet scoren! Dit is dus waar het allemaal om draait. Als je aan een beurs deelneemt is het wenselijk dat je vooropstelt wat je met je beursdeelname wenst te bereiken. Heb je nog niet eerder aan een beurs deelgenomen dan zul je dit moeten inschatten.
Je kan uiteraard meerdere doelstelling formuleren. Belangrijk is wel dat je die doelen ook daadwerkelijk kan meten (= SMART), zodat je na afloop van de beurs weet of je de doelstellingen hebt bereikt.
Product presentatie
Bepaal samen met je collega’s welke producten of diensten je tijdens de beurs wil tonen om de doelstellingen te behalen. Denk na hoe deze het best tot hun recht komen en wat je hiervoor nodig hebt. Voor kleinere producten kan dit een vitrinekast zijn, andere producten kunnen eventueel op een sokkel gepresenteerd worden. Spreekt het product voor zich of heeft het een uitleg nodig in de vorm van een pancarte of tv scherm?
Budget
Vaak zijn mensen onterecht terughoudend om hun budget prijs te geven. Maar voor ons als standenbouwer is het van groot belang dat wij een idee hebben van welk bedrag jij in gedachten hebt als investering. Het is voor ons een leidraad om jouw stand vorm te geven in de juiste richting. Er zit namelijk een groot verschil tussen een beursstand van 25K en één van 75K. Wij mogen je dan wel een prachtig voorstel presenteren, maar als dat mijlen ver af ligt van jouw budget zijn we allebei geen stap verder.
Afhankelijk van je budget zullen wij als standenbouwer een keuze maken tussen een houtbouw of modulaire beursstand, alsook in de verschillende materialen en afwerkingen zodat zowel het ontwerp als het budget binnen je verwachtingen liggen.
Eerdere beurservaring
Als je al eerder aan deze of andere beurzen hebt deelgenomen, dan zijn er allicht al bepaalde zaken waarvan je in het verleden hebt ondervonden dat deze het net bij jouw cliënteel wel of misschien helemaal niet goed doen.
- Wat was er toen goed?
- Wat ging er toen minder goed en waarom?
Eénmalig of meerdere beurzen
Al van bij de ontwerpfase is het handig te weten of de beursstand voor éénmalig gebruik is of dat je deze wil inzetten op meerdere beurzen. Zo kan onze ontwerper rekening houden met eventueel wisselende afmetingen, aantal open en/of gesloten zijdes, hoogtebeperkingen, … van de verschillende beurzen.
Zo kan één en dezelfde beursstand ook ingezet worden op beurzen met verschillend publiek of doelgroepen. De kleur en uitstraling kunnen bijvoorbeeld worden gewijzigd volgens een specifieke huisstijl of boodschappen kunnen worden aangepast aan de wisselende doelgroep en/of de taal van de bezoekers.
Besluit
Hopelijk heb je met bovenstaande punten een goed idee gekregen van de informatie die je standenbouwer in de briefing nodig heeft om een goed ontwerp voor jouw beursstand te maken. Door over deze punten op voorhand al eens goed na te denken zal je je beursdeelname ook beter kunnen voorbereiden en organiseren.
Heb je een briefing voor een creatieve beursstand?
Neem dan contact met ons op. Wij nemen graag persoonlijk de tijd om te luisteren naar jouw verhaal, noden en wensen. Zo kunnen we je de beste oplossingen bieden en ervoor zorgen dat jij met jouw bedrijf tot bij je potentiële klanten geraakt.
Meer nieuws van Expo Z
Blijf op de hoogte en schrijf je in op onze nieuwsbrief.